רקע:
עמותת לב בנימין פועלת לתמיכה וליווי של משפחות מיוחדות במועצה האזורית בנימין, ופועלת בשטחי חינוך, רווחה, אירועים, תרומות, וליווי פרטני. עם השנים גדלו הפעילויות והצוות, ונוצר צורך ברור במערכת ניהול מרכזית, מסודרת ומותאמת אישית, שתתן מענה כולל לצרכים הארגוניים של העמותה.
מטרת הפרויקט:
הקמת מערכת ניהול מותאמת אישית שתאפשר לעמותה לנהל ביעילות את פעילותה השוטפת, תוך שיפור התקשורת בין הצוותים, ניהול המידע, ומעקב אחרי תהליכים ונתונים.
מה כלול במערכת:
- ניהול משפחות ונתמכים – טפסים דיגיטליים, עדכון נתונים, היסטוריית סיוע, שיוך למרכזי טיפול ותחומי ליווי.
- מערכת אירועים – תכנון, הרשמה, מעקב תקציבי, הפקת דוחות וניהול משתתפים.
- מערכת תרומות – מעקב אחרי תורמים, היסטוריית תרומות, קבלות, והפקת דוחות מותאמים לרשויות.
- ניהול משימות ופרויקטים פנימיים – בקרה על התקדמות, שיוך משימות, תזכורות, ולוחות זמנים.
- דוחות וסטטיסטיקות – לניתוח פעילות, הפקת תובנות ודו”חות תקופתיים להנהלה ולתורמים.
- הרשאות לפי תפקיד – חלוקה לפי רמות גישה כדי לשמור על פרטיות המידע והתנהלות בטוחה.
טכנולוגיות:
המערכת נבנתה על בסיס פלטפורמת Airtable , עם דגש על שימוש קל, נראות נגישה וניהול פשוט גם לצוותים שאינם טכנולוגיים.
תוצאה:
המערכת יצרה שינוי משמעותי בניהול הארגוני של העמותה: הקלה על תהליכים שעד כה נוהלו בקבצי אקסל ידניים, שיפור זמני תגובה, שליטה תקציבית טובה יותר, והגברת שיתוף הפעולה בין המחלקות השונות.
